La facture commerciale : qu’est ce que c’est ?
La facture commerciale est un document qui contient des informations permettant de faciliter vos dédouanements dans le cadre d’expéditions de marchandises à l’international, mais aussi de calculer les droits et taxes à acquitter lors de l’entrée de votre marchandise sur un territoire. Une facture commerciale correctement complétée permet un dédouanement rapide de vos marchandises, et donc, évite les retards de livraisons.
Que doit contenir une facture commerciale ?
La création de facture est l'une de ces tâches qui peuvent être une véritable plaie pour les comptables, les gestionnaires et tous ceux qui ont une feuille de calcul à suivre.
Heureusement, il n'est pas nécessaire d'être comptable pour créer une facture commerciale en bonne et due forme.
Découvrez notre modèle de facture commerciale :
La facture commerciale doit contenir les éléments suivants :
- Motif de l'expédition : certaines autorités douanières exigent une facture commerciale même dans le cadre d’un envoi qui ne relève pas d’une transaction commerciale. Dans le cas échéant vous pouvez juste donner le contexte de cette expédition. Il existe plusieurs motifs de livraison valable : un cadeau, une vente de marchandises, etc. Nous vous invitons à vous renseigner auprès des services douaniers de la destination de votre envoi.
- Date d'envoi et numéro de bordereau d'expédition : numéro qui vous sera fourni lorsque vous aurez passé une commande de transport,
- Incoterms : il s’agit des conditions de livraison des marchandises, et permettent de déterminer les obligations réciproques du vendeur et de l’acheteur. Afin d’en savoir plus sur les Incoterms n’hésitez pas à consulter notre guide complet.
- Une description détaillée des marchandises : par exemple vous expédiez un vêtement, dans votre description vous ne pourrez pas juste indiquer “vêtement”, il faut donner une description précise type : “robe 100% coton bio”. Cela permet de limiter les contrôles à effectuer de la part des autorités douanières. Une description vague ou incomplète peut retarder l’acheminement de votre expédition.
- Quantité de marchandises par colis : si vous expédiez plusieurs types de marchandises, sur un seul envoi, il vous faudra bien déclarer la nature de chaque marchandise, la quantité, ainsi que la description détaillée de chaque article.
- Code SH : le code SH (Système Harmonisé), est un code qui permet à la douane de définir les taxes et frais de douane et contrôles applicables à votre expédition. Vous pourrez retrouver ce code auprès des autorités douanières françaises (si vous expédiez depuis la France).
- Valeur déclarée des marchandises par colis : il s’agit de la valeur réelle de votre expédition, vous devrez également préciser la devise employée lors de l’achat. Dans le cadre ou vous expédiez un objet d’une grande valeur (oeuvre d’art ou bijoux par exemple), anticipez et prévoyez un justificatif, car lorsque la valeur de l’expédition est très élevée la douane peut demander au destinataire ou à l’expéditeur de justifier la valeur de la marchandise.
- Frais d’assurance : il faudra vous référer au conditions d’importation/exportation de vos incoterms, ou alors via une assurance que vous aurez souscrit. Si vous ne disposez pas de ces informations, des frais supplémentaires pourront être appliqués par les autorités douanières.
- Pays d'origine : il s’agit du pays d’origine de fabrication de la marchandise et non le pays d'où la marchandise a été expédiée.
- Poids : le poids de la marchandise sans emballage, et le poids de la marchandise avec emballage.
Assurez-vous que votre facture est bien présentée
Les factures sont l'équivalent commercial d'un argumentaire de vente. Si elles ne sont pas lisibles, ou manque de clarté, cela va engendrer un effort supplémentaire auprès de l’agent douanier, et donc ralentir le processus de dédouanement. Veillez à ce que votre facture soit bien présentée et qu’elle contienne toutes les informations dont les autorités ont besoin.
Comment joindre la facture commerciale à mon envoi ?
Premièrement assurez vous de fournir trois exemplaires de la facture à votre expédition (la création d’une version en anglais peut être judicieux dans le cadre d’expéditions à l’international). Vous disposerez une de ces factures dans votre colis (pour le destinataire) et deux jointes à l’envoi. Pour ce faire, il vous suffit de les protéger correctement, dans une pochette en plastique étanche par exemple.
